הבחירה בסוג המדפסת המתאימה לכם נגזרת מכמה קריטריונים: איכות ההדפסה, אמינות המותג ושירות הלקוחות שלו, הקף השימוש לו אתם זקוקים בהפעלת המשרד השוטפת וכמובן התקציב העומד לרשותכם. חשוב לעשות סקר שוק מקיף לפני הרכישה ולהכיר את הדגמים המובילים ואת האיכויות של כל אחד מהם. במקרים רבים כדאי להשקיע מעט יותר כסף ולקבל מדפסת שתאריך ימים ללא תקלות ותיקונים יקרים.
מדפסת משולבת
משרד שהפעילות שלו כרוכה בהדפסה בהקפים גדולים, ידרש למדפסת מקצועית גדולה שבנויה לעמוד בכמות גדולה של הדפסות מידי יום. אם ניתן, כדאי להוסיף בעמדת המזכירות מדפסת קטנה נוספת לשימוש שוטף, כדי להפוך את עבודת ניהול המשרד לקלה ויעילה יותר. מדפסת משולבת היא פתרון מצויין, בעיקר למשרדים קטנים שלא נדרשת בהם הדפסה מאסיבית. היא מכילה מדפסת, פקס, מכונת צילום וסורק במכשיר אחד. מדפסת כזאת חוסכת הרבה מקום ושירות הלקוחות שלה מכסה את כל השימושים האלה בכתובת אחת. יחד עם זאת, רוב המדפסות המשולבות אינן מדפסות לשימוש בהקפים גדולים ובמידה ויש תקלה במכשיר, כל השימושים שלו יהיו מושבתים ויהיה קשה לנהל את המשרד עד שיתוקן. זו הסיבה שאיכות שירות הלקוחות ומהירות המענה הם מרכיב חשוב בהחלטה על רכישת מדפסת.